Atualmente, existem tanto as ferramentas de gestão de projetos virtuais, com seus sistemas próprios, dinâmicas internas e abordagens específicas, como aquelas que são culturais, criadas por profissionais de gestão ou mesmo fruto da rotina de empresas.
De um lado, plataformas como Trello oferecem uma estrutura específica para que empresas possam otimizar a forma como lidam com os seus projetos. Do outro, existem abordagens de organização internas, que podem ser somadas às ferramentas virtuais, como é o caso da Análise de SWOT, o Ciclo PDCA e outras ferramentas de gestão de projetos.
Como fazer o melhor uso das ferramentas de gestão de projetos?
As ferramentas de gestão de projetos culturais, aquelas que envolvem uma mudança de abordagem interna, costumam ser as mais difíceis de implementar, por envolverem treinamentos intensivos e mudanças de conduta internas. No entanto, também são aquelas que trazem consigo mais benefícios. Algumas das mais conhecidas e mais recomendáveis são, por exemplo:
Ferramentas culturais
- 5W2H: A 5W2H é uma metodologia que visa a estruturar melhor os planos de ação, trazendo maior clareza para a condução dos projetos. Ela é usada com o intuito de determinar o que deve ser feito, o motivo para tal, onde, quando, qual a pessoa responsável, quanto custará, e demais detalhes ou passos específicos necessários para atingir o objetivo final;
- Ciclo PDCA: Voltado para aumentar a qualidade do resultado de projetos, o ciclo PDCA envolve o Planejamento, a Execução, a Verificação e a Ação. Com um controle mais próximo dos resultados atingidos, é possível ter uma melhoria contínua dos projetos;
- Análise de SWOT: Usa-se a análise de SWOT no momento de definição de estratégia, identificando quais são as forças da empresa, as fraquezas, as oportunidades e ameaças.
Ferramentas virtuais
- Asana: Bastante conhecida, Asana é uma das ferramentas de gestão de projetos mais flexíveis. Ela possibilita tornar processos mais ágeis, atribuindo pequenas tarefas de projetos complexos a diversos profissionais, garantindo também uma organização bem estabelecida perante o tempo;
- Jira: O Jira é um sistema bastante adaptável, que oferece gráficos e indicadores de desempenho claros a respeito do trabalho conduzido dentro de um período. É possível integrá-lo ao Git e outras plataformas de trabalho. Através do Jira, pode-se visualizar projetos de forma panorâmica ou aproximada, garantindo assim uma melhor percepção geral e maior capacidade de tomada de decisão.
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