Uma auditoria interna em farmácias serve um propósito principal: garantir que a marca está seguindo todos os protocolos, não somente internos (ou seja, definidos pelos regulamentos da marca ou da franquia), como também externos (tendo em vista a legislação vigente).
Além de garantir a conformidade regulatória, uma auditoria interna tem como consequências paralelas a garantia de precisão nos registros, algo indispensável na gestão financeira, assim como eficiência operacional, ao estudar bem os processos internos e identificar possíveis espaços para reforma e revisão.
Como funciona a auditoria interna em farmácias?
Revisando registros e garantindo concordância completa, a auditoria interna em farmácias age através de vários passos que vão desde escolhas estratégicas até implementações de novos regimes. Sendo assim, entenda mais abaixo.
Planejamento inicial
Quais os objetivos da auditoria interna? Existe alguma suspeita que precisa de investigação, ou esta seria uma auditoria preventiva? Definir o escopo é o primeiro passo é um dos mais importantes do processo.
Escolha da equipe de auditoria
As pessoas que irão conduzir a auditoria interna não devem ter interesses pessoais em seu resultado. Isso ocorre para evitar corrupção ou distorção das informações encontradas. Portanto, procure reunir pessoas de diferentes áreas da farmácia, e se possível, uma assessoria externa que possa melhor guiar o processo.
Coleta de dados
Caberá à auditoria interna reunir todas as informações relevantes ao funcionamento da farmácia. Ou seja, as que tem a ver com o registro de medicamentos, giro de estoque, regulamento de franquia, regulamento interno, leis fiscais específicas à localidade, processos de garantia de bom acondicionamento de medicação, contratos com fornecedores e mais.
Análise documental
Coletar dados relevantes para o funcionamento da marca, como registros bancários, notas fiscais, declarações contábeis e mais. Isso, a fim de conseguir um raio-X claro dos últimos anos de atuação da marca.
Entrevistas
Com o objetivo de prevenir possíveis falhas documentais ou no banco de dados, o contato com pessoas da empresa é indispensável e a comunicação deve ser clara.
Identificação de possíveis não conformidades
Com os dados, documentos e informações relevantes em mãos, revise possíveis erros, inconsistências ou falhas internas. Assim, você consegue traçar tudo que está caminhando bem e o que ainda precisa de ajustes.
Plano de ação
Para evitar inconformidades legais ou regimentais, além de criar um plano para corrigir erros, cabe à auditoria garantir que o novo protocolo de atuação da farmácia terá mecanismos de proteção.
Aplicação das melhorias
Após entender as falhas tendo o plano de melhorias internas pronto, é hora de treinar o pessoal. Ou seja, aplicar as novas regras e ver se todos se adaptam bem a elas.
Acompanhamento do funcionamento
Por fim, com o protocolo de nova atuação em vigor, a auditoria e a equipe da empresa devem analisar o desempenho da farmácia. Além disso, devem identificar se os novos protocolos estão sendo seguidos, assim como se algo além precisa ser revisado.
Dessa forma, a auditoria interna precisa seguir uma série de passos específicos para que possa dar certo. E, além disso, muitos deles podem se beneficiar imensamente de uma assessoria contábil especializada.
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